新入社員向けビジネスマナー7つ/入社前に最低限覚えること

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新入社員の方々、ビジネスマナーについて不安ではありませんか?
会社の事に関してはよく研究してきたのに、ビジネスマナーに関しては勉強不足ということは良くあります。
ビジネスマナーなんて入社してから覚えればいい。
と思っている新入社員の方は多く、それは間違いではありませんがお勧めはしません。
なぜなら、新入社員はビジネスマナー以外に覚える業務が多くあり、一度に覚えるのは大変だからです。


しっかりと業務を覚えたいのであれば、ビジネスマナーは事前に最低限の予習くらいはしておかないと現場でかなりパニックになる可能性があります。
だからといって色々細かいことを覚えようとすると嫌になりますし、そもそも覚える必要性がありません。
ですので最低限のことを押されていればよいでしょう。
ここには最低限のビジネスマナーのポイントをいくつか記載していますので入社前に予習しておきましょう。

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挨拶

挨拶は常に誰にでも、明るくはきはきと、これがビジネスマナーの原則です。
「さっき挨拶したからもうしなくてもいいか・・」
と考える新入社員の方は少なくないのですが、例えば廊下で上司とすれ違う時などは必ず「お疲れ様です」くらいの挨拶はしましょう。
あなたは挨拶したつもりでも、向こうが気づかなければ意味がないので挨拶する時は足を止めて、目をみてしっかり挨拶しましょう。
そうすれば向こうもビジネスマナーを分かっている新入社員だなと感心してくれるでしょう。


ちなみに新入社員でありがちなのは目を合わせずに挨拶したり会話するということです。
確かに上司や先輩社員は新入社員にとって圧迫感がある方もしるかもしれませんが、あなたの態度によっては「生意気な新入社員だな」と本当にプレッシャーを掛けられるかもしれません。
余計なトラブルを防ぐためにもビジネスマナーをしっかり理解し、アイコンタクトを常に意識していきましょう。
これは話をちゃんと聞いていますという相手への最低限の気遣いでもあります。

言葉遣い

新入社員でよくある間違いが上司に対して「ご苦労様です」です。
これは目下に対して使う言葉なので、新入社員の内は誰に対しても「お疲れ様」にしましょう。
女性の新入社員で多い間違いが「ごめんなさい」です。
これはビジネスシーンにふさわしくありませんので、「失礼しました」「申し訳ありません」といいましょう。
できれば尊敬語・謙譲語を使いこないして欲しいですが、これは徐々にで良いです。
なぜなら学生時代にまともに使っていなかった言葉を新入社員がいきなり使いこなせるわけがないからです。


ではどうするべきかというと、最低でも丁寧語をまずは徹底しましょう。
単純に~です、~ます を使用するということです。
「そうっすね。」はダメですが、「そうですね」ならばいいというような具合です。
慣れてきたら「おっしゃる通りです」など尊敬語を混ぜていきましょう。
数あるビジネスマナーの中でも言葉遣いは本当に時間が掛かりますので少しづつでもいいので仲の良い先輩社員で練習したりしていくとよいでしょう。
率直にビジネスマナーの勉強をしたいんです、と伝えても良いと思います。

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電話のかけ方

①まず社名・所属部署、名前を言う。
②要件と担当者の名前を伝える。
③担当者不在の場合はこちらから掛けるのか、折り返しして欲しいのか伝える。

電話の受け方

①電話は2コール以内に出ること、新入社員のうちに癖をつけましょう。
②先方の名前・会社などを復唱する。
③担当者不在の場合は伝言が必要か聞く。
④伝言を受けた場合は「日時・名前・会社・要件・処理方法(電話するのかどうか)・自分の名前」をメモして渡す、もしくはメールする。

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クレーム受け方

①まずはひたすら謝る。
担当者でない場合も、先方からすれば同じ会社なので無責任にならずに謝ることが大事。
②先方が言いたいことを一通り言い終えた段階で、原因追求と対策を立てることを伝えて一旦電話を切る。
担当者でない場合は、後程担当者から連絡させる旨伝える。
③早めに再連絡すること。
クレームは早く消火させることが大事です。
④新入社員だからと言って、「わかりません、関係ありません」のように言うと余計怒りに油を注いでしまうので避けましょう。
会社の1代表として話を聞いている意識を持って責任を持って対応しましょう。

名刺の渡し方

①相手の目を見ながら渡すこと。
新入社員は良く名刺に目が行きがちですが、アイコンタクトを意識しましょう。
②名刺の向きは相手から読めること。
緊張すると自分から読める方向で渡してしまう新入社員のいる様ですが、常に相手目線でいましょう。
③高さは相手の胸の高さに合わせる。
慣れていない新入社員の場合低すぎたりする場合がありますので意識しましょう。
名刺の渡し方からビジネスマナーを見られていますので、当然のようにこなしましょう。

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名刺の受け取り方

①受け取ったらその場で目を通すこと。
話慣れていない新入社員は話題作りの為にもまず名刺をみましょう。
「珍しい部署名ですね」「この部署にはいまどれくらい人数がいらっしゃるんですか?」
のように話題のきっかけをつくることもできます。
②利き手で受け取り、できれば反対の手を添える。
③同時に受け取ることになった場合は相手の名刺を自分の名刺入れの上に置く。

メール

①メールは基本的に署名を使用する。
②内容は「会社名、部署、電話番号、アドレス、名前)
③文体は過剰にかしこまる必要はなし。
④それよりもまず要件を最初に書く。
新入社員の内に結論・要件を先にいう癖をつけましょう。
それによってできる人かどうか分かったりします。
⑤なるべく短くする。
これも新入社員のうちに意識しましょう。
ひたすら長く書いて言いたいことはこれぽっち?ということは多々あります(苦笑)


ピンポイントに要点を押さえてメールする癖をつけましょう。
⑥一行は30文字以内がベスト。
その方が見やすいだけです。
⑦返信はなるべく早めにする。
少なくとも1日以内が望ましいです。
レスポンスが遅いとこの人に頼むのはやめようと思われます。
新入社員はまだ仕事の量も少ないはずなので、できることは迅速にしましょう。

まとめ

新入社員はビジネスマナーを含めて覚えることが多いので、新しい環境に早く慣れる為にも余裕をもって最低限のビジネスマナーくらいは把握しておきましょう。
新入社員の内からビジネスマナーがしっかりしていると、「本当に新人?」と一目置かれる可能性もありますので、絶対にマスターしておいた方がお得です
内定から入社まで時間はあると思いますので、ビジネスマナーを理解して、自信を持って皆さん初出社を迎えられるよう祈っています。

 

 

 

 

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